Politique de confidentialité

Observations préliminaires

WeConnect Sàrl-Sis œuvre dans la promotion de la cohabitation intergénérationnelle. Concrètement, le propriétaire/locataire disposant d'une autorisation de sous-location du propriétaire, qui espère donner en location au moins une chambre de son bien, prend contact avec WeConnect et signe un contrat de bail principal. Il appartient alors à WeConnect de trouver un sous-locataire qui revêt la qualité d'étudiant/jeune et qui serait intéressé par la location dudit objet. La signature du contrat de bail principal ainsi que du contrat de sous-location opère via la plateforme de WeConnect : https://weconnect.lu/

Il est évident que la signature de tout contrat de bail emporte nécessairement la collection de données à caractère personnel.

Traitement des données à caractère personnel

La finalité et base juridique du traitement

WeConnect conclut un contrat de bail avec le propriétaire du bien destiné à la location.

WeConnect procède par après à la sous-location du bien précédemment pris en location par ses propres soins.

Dans le cadre de ces relations contractuelles prises isolément, des données personnelles seront collectées par WeConnect afin de sécuriser le paiement du loyer et de garantir la bonne exécution des obligations contractuelles. Ces données seront également utilisées afin de pouvoir utilement répondre aux questions posées par le cocontractant de WeConnect et de le tenir informé des modifications à entreprendre sur son compte. La collecte des données personnelles a également pour finalité d'informer les cocontractants de WeConnect, qui y ont consenti, des nouveaux services respectivement, offres proposés par WeConnect, de faciliter la mise en relation entre hôtes et étudiants, de gérer les comptes utilisateurs et la plateforme, ainsi que de produire des statistiques internes, pouvant être exploitées sous forme agrégée et anonymisée à des fins d'analyse ou de communication avec des partenaires.

Les données collectées

La conclusion du contrat de bail principal ainsi que la conclusion du contrat de sous-location requiert la collecte de données personnelles, dont notamment : le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance, l'adresse, l'adresse e-mail, l'indication de l'université fréquentée (en ce qui concerne le sous-locataire), la profession exercée (en ce qui concerne le bailleur principal), le numéro de téléphone, le RIB bancaire, les détails de paiements, les informations sur l'utilisation du site web de WeConnect, y compris les logs IP, les pages visitées et les actions effectuées, etc. tel qu'amplement détaillé en Annexe de la présente politique.

La personne concernée consent explicitement à la collecte des données personnelles susmentionnées.

La personne concernée peut, si elle le souhaite, communiquer certaines informations complémentaires, y compris des données relevant des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du Règlement général sur la protection des données (à titre d'exemple des données relatives à la santé, aux opinions politiques, aux convictions religieuses et philosophiques, des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique etc), lorsque ces informations sont susceptibles de favoriser ou d'optimiser la mise en relation entre les parties. La communication de telles données demeure toutefois strictement facultative et ne constitue en aucun cas une condition à la conclusion du contrat de bail ou de sous-location, ni à l'utilisation des services proposés par WeConnect.

Destinataire des informations transmises

Les informations transmises sont réceptionnées par WeConnect.

Les données à caractère personnel du sous-locataire sont susceptibles d'être transmises au bailleur principal (le propriétaire) et vice versa.

Les données personnelles du sous-locataire ainsi que du bailleur principal sont également susceptibles d'être partagées avec Mailchimp ou Brevo en ce qui concerne la gestion des emails, Stripe en ce qui concerne le traitement des paiements, Microsoft Services concernant le stockage sécurisé des données, à Laravel Nova, à la fiduciaire et l'assureur de WeConnect, ainsi qu'aux services de nettoyage. Les données personnelles ne seront transmises à aucun autre tiers.

Durée de conservation des informations transmises

Les données à caractère personnel seront conservées jusqu'à 5 ans suivant l'événement marquant la fin des relations contractuelles.

Pour les personnes inscrites sur la plateforme WeConnect qui ne concluent aucun contrat de bail principal ou de sous-location par l'intermédiaire de WeConnect, les données à caractère personnel seront conservées pendant une durée maximale de 5 ans à compter de la date de leur inscription sur la plateforme ou, le cas échéant, à compter de leur dernière activité significative sur celle-ci.

Droits et leur respect

Le responsable du traitement dans le cadre de l'activité précitée est WeConnect.

Les données à caractère personnel sont traitées en conformité avec le règlement général de la protection des données (RGPD), soit le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données qui est applicable depuis le 25 mai 2018. Concrètement, les droits des personnes concernées sont les suivants :

• Droit d'accès – La personne concernée bénéficie d'un droit d'accès sur les données à caractère personnel que WeConnect traite à son sujet. Ainsi, elle a le droit de s'adresser au responsable du traitement de ses données afin qu'il lui communique l'intégralité des données détenues la concernant.
• Droit de rectification – Si les données à caractère personnel sont inexactes voire incomplètes, la personne concernée est en droit de demander au responsable de traitement de les rectifier.
• Droit d'opposition au traitement – En principe, la personne concernée peut s'opposer à l'utilisation de ses données à caractère personnel par le responsable de traitement qui déterminera alors si le traitement des données porte injustement préjudice et, le cas échéant, y mettra fin. Toutefois, la personne concernée ne peut pas s'opposer au traitement de ses données lorsque la loi oblige le responsable de traitement à ce traitement ou si les données sont nécessaires à l'exécution des obligations naissant de la conclusion du contrat de bail et/ou du contrat de sous-location.
• Droit à la limitation du traitement – La personne concernée a le droit de demander au responsable du traitement de limiter l'utilisation de ses données, ceci aux conditions prévues à l'article 18 du RGPD.
• Droit à l'oubli – La personne concernée a le droit de demander au responsable du traitement d'effacer ses données si leur conservation n'est plus justifiée par un motif légitime.
• Droit de réclamation – Si la personne concernée a une réclamation relative au traitement de ses données ou si elle suspecte une violation de la sécurité de ses données, elle peut s'adresser à [email protected] et l'équipe WeConnect. La personne concernée a également la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), l'autorité nationale de contrôle en la matière (1, avenue du Rock'n'Roll / L-4361 Esch-sur-Alzette ; www.cnpd.lu) et de saisir, le cas échéant, la juridiction compétente.
• Droit à la portabilité des données – Les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu'elles ont fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle.

Notification des violations de données

Tout incident entraînant la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé aux données personnelles est considéré comme constituant une violation des données à caractère personnel.

La violation de données à caractère personnel est notifiée par le responsable du traitement des données à l'autorité de contrôle compétente dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après qu'il en ait pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées.

Lorsqu'une violation de données à caractère personnel est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés de la personne concernée, le responsable du traitement des données communique cette violation à la personne concernée dans les meilleurs délais, à moins que cette communication ne soit pas nécessaire aux termes de l'article 34, paragraphe 3 du RGPD.

Exercice des droits de la personne concernée

Pour exercer ses droits, la personne concernée peut contacter le responsable du traitement par lettre ou par courrier électronique. Le responsable du traitement fera tout son possible pour répondre à la demande dans les plus brefs délais. Dans certains cas, le délai de réponse peut être d'un mois. Si le responsable du traitement a besoin de plus de temps pour traiter la demande, il en informera la personne concernée en motivant son retard. Dans certains cas, il est possible que le responsable du traitement refuse de faire droit à la demande. Lorsque cela est autorisé, il motivera son refus à la personne concernée en temps opportun.

Annexe : Données collectées

a. Données collectées côté hôte (bailleur principal)

Données personnelles

• Genre (Femme / Homme / Non-binaire)
• Nom et prénom
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Adresse principale
• Date de naissance
• Nationalité
• Photo de profil
• Statut professionnel (Retraité / Actif / Autre)
• Métier / profession
• Langues parlées
• Hobbies et passe-temps
• Texte de présentation libre

Coordonnées bancaires

• Nom du titulaire du compte
• IBAN
• BIC / SWIFT

Données relatives au logement proposé

• Adresse du logement
• Indication si l'hôte réside sur place avec l'étudiant
• Indication si le logement est partagé avec une tierce personne
• Type de logement (chambre en appartement / chambre en maison / studio indépendant)
• Nom donné à la chambre
• Description libre du logement
• Superficie de la chambre (en m²)
• Description des pièces (type, étage, équipements, caractère privatif ou partagé)
• Équipements généraux (Wifi, chauffage, parking, terrasse, balcon, jardin, ascenseur, verrou, climatisation)
• Type de sol
• Arrêt de transport le plus proche
• Date de disponibilité de la chambre
• Durée de location souhaitée
• Loyer mensuel

Préférences concernant l'étudiant accueilli

• Genre préféré de l'étudiant
• Acceptation des visites
• Traits de personnalité souhaités
• Commentaires supplémentaires libres

b. Données collectées côté sous-locataire (jeune)

Données personnelles

• Genre (Femme / Homme / Non-binaire)
• Nom et prénom
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Date de naissance
• Nationalité
• Photo de profil
• Vidéo de présentation
• Statut (Étudiant / Stagiaire / Jeune travailleur / Autre)
• Adresse de l'institution fréquentée (université, école, employeur)
• Langues parlées
• Hobbies et passe-temps
• Texte de présentation libre

Documents transmis

• Pièce d'identité (recto et verso : carte d'identité ou passeport)
• Certificat de scolarité ou contrat de travail

Données relatives à la recherche de logement

• Préférence de cohabitation (chez une femme / un homme / indifférent)
• Attentes vis-à-vis de la cohabitation
• Utilisation de la cuisine
• Statut tabagique (fumeur / non-fumeur / occasionnel)
• Rapport aux animaux
• Présence d'allergies

Contact d'urgence

• Nom et prénom du contact d'urgence
• Adresse e-mail du contact d'urgence
• Numéro de téléphone du contact d'urgence

c. Données techniques (pour tous les utilisateurs)

• Logs de connexion (adresse IP)
• Pages visitées et actions effectuées sur le site
• Données de navigation (cookies, identifiant de session)
• Historique des échanges via la messagerie interne de la plateforme